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報告事例概要 事例4(平成30年度)

事例4 書類の分類と整理について

グループ名 書類分類整理推進グループ
現状 1.共有フォルダ内の電子データについて、保存年限や書庫整理日が無いため、様々なデータが乱雑に保存されている。
2.紙ベースの書類についても、重要度の割に保存年限の長いものや、書庫を圧迫するものが存在している。
電子データ・紙ベース書類ともに書類を探す時間が発生し、業務時間のロスにつながっている。また、不要な電子データによりサーバーが圧迫されている現状となっている。
目標 文書全体の分類と整理を進めることにより、業務時間のロスとサーバー容量の削減を目指す。
効果 1.共有フォルダ内電子データについては、係ごとに文書分類と保存年限を記したフォルダを作成して整理・保存し、保存年限の過ぎたデータは順次要否を判断していくことで、必要な電子データを探しやすい環境を作ることができる。
2.書庫整理や文書整理等、紙ベース書類の登記や保管状態の見直しに合わせた電子データの整理期間を設ける(例:3月の第1週)ことで係・課全体が一丸となって文書全体の整理に取り組むことができる。
報告の様子
(報告会資料)
 
講評 記録の分類や書類の分類については、電子機能を使用することが大事であると思います。
電子手帳やエクセルなどの機能を使って、整備して記録に残していくのが大事です。
ただ自分だけがわかればいいということではなく、誰が見てもわかるように残しておくことが大事ですので、今回の発表のように具体的に提案いただいたことは素晴らしいと思います。

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(最終更新日:2019-04-04)

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