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報告事例概要 事例1(平成30年度)

事例1 グループウェアの回覧板を活用したミスや注意事項の共有

グループ名 カイゼンサポーター第1グループ
現状 市民からのご指摘や自分たちで気が付いたミスや注意事項は、起案文書やワードを使ったメモにより共有していた。
この方法だと各人の手元に情報が残らず、見返したいときに見返せない、ノウハウとして残らないというデメリットがある。
目標 仕事のミスを限りなくゼロに近づける。
効果 1.須坂市グループウェアの「回覧板」機能に注意事項やミスを入力することで、データーで保存することができ、係や課内の誰もが情報を共有することができる。また、デスクトップ画面に受信したことを知らせる機能があるため、閲覧忘れ防止にもつながる。
2.注意事項やミスが、後で確認したい時にすぐ読める。どこに書いてあるかがすぐわかる。
3.コミュニケーション不足によるミスを軽減する。
報告の様子
 (報告会資料)
 
講評 グループウェアの回覧板機能を使用することがありますが、「はい・いいえ」の選択形式の回答位しか使用しておらず、コメント機能はあまり使用していません。
ミスの情報共有のために使用するのであれば、コメントをしっかり確認して情報共有していくことが大事だと思います。
グループウェアを確認するのを忘れないようにし、活用していきたいと思います。
 

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(最終更新日:2019-04-04)

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