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報告事例概要  事例1 戸籍・住民基本台帳事務受付のスキルアップ及び事例のマニュアル化(平成21年度)

担当 市民共創部 市民課 市民係
現状 個々対応になっている
目標 月一回の係会を開催し、事例研究・処理確認を実施
手順
  1. 1.個々の研さん
  2. 2.事例の提供
  3. 3.係会での研究・確認
  4. 4.情報共有
  5. 5.事例のマニュアル化
工夫 毎月の係会で積極的に情報交換し、事務改善につなげることができた。
課長コメント 経験年数が少ない職員が多いが、頑張って行っている。
選定理由 既存のマニュアルだけでなく、日々の事例を係内で共有して、窓口応対力を向上する取組みは、徹底することが難しい。具体的な手法と成果を示してもらうことで、他の職場の意識付けになる。
報告内容  
報告会の様子の写真
報告会の様子
講評者コメント 業務的には非常に地味で、市民から見れば「できて当たり前」「間違いが無いのが当たり前」の典型的なルーティンワークに該当すると思います。
あえて改善していくのは大変なことであり、今までの手法を踏襲しがちな業務に対して、あえて改善の発想を入れたのは素晴らしい。
今回、基本的なステップは全てやっている。PDCAや数量的な把握をしていこうとすると、手間がかかる分、人件費(コスト)面で厳しいと思います。まずはやってみたのだから、今後PDCAサイクルや定量化の動きへとつながっていくと思います。
この取組みは、基本的な行政サービスを提供している他の職場にも、良い影響を与えます。
ひとつ、職場のみんなでお祝いをしたらどうか、と提案します。一カ月間違いが無かったとか、お客様が喜んでくれたとか、といった理由でいいのです。簡単なお祝の方法をまとめた本も売っているので参考にしたらどうでしょうか。楽しく今後も続けて欲しいと思います。
また、他の役所や、他の業種のやり方を見ることも良い刺激になります。

(最終更新日:2017-10-09)

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